Tierce maintenance formation et documentation

Environnement : SAP
Environnement fonctionnel : Comptabilité/Immos/Fiscalité/FEA - Contrôle gestion/Gestion de projet - Achats, RH.
Descriptif de la mission : Tierce maintenance formation et documentation sur les applications SAP de RTE et Finances hors SAP.

Les besoins

Le client souhaite pérenniser son dispositif d’accompagnement des utilisateurs SAP en s’appuyant sur un partenaire capable de maintenir son dispositif de formation et la documentation tout en apportant son savoir-faire et son expertise dans le développement des compétences de ses utilisateurs.

Il s’agit donc pour ViaAduc d’identifier les facteurs clés de la réussite du dispositif d’accompagnement visant à :
  • Définir la juste documentation nécessaire aux utilisateurs afin qu’ils puissent consolider et développer leurs savoir-faire
  • Proposer un plan de formation répondant aux besoins de l’ensemble des utilisateurs concernés
  • Pérenniser le dispositif d’accompagnement permettant la mise en œuvre d’un plan de progrès pour les utilisateurs
Les facteurs clés de réussite du projet sont portés par :
  • Une bonne analyse préalable des publics et des flux d'information utiles à chaque collaborateur
  • Une équipe de consultants formateurs-rédacteurs performante sur SAP, capable de s’approprier rapidement les spécificités du client
  • Une méthodologie éprouvée dans la mise en œuvre de projets SAP s'appuyant sur un processus de production optimisé garantissant le plus haut niveau de qualité des outils pédagogiques et de la documentation et respectant les délais de RTE
  • Une souplesse dans l'organisation des formations pour s'adapter aux contraintes du client

La solution

Dans le cadre du projet de Tierce Maintenance Formation et documentation sur les applications SAP et Finances hors SAP.
Les principales taches attendues.
  • Appropriation et immersion
  • Maintien à jour la documentation (notes de version, manuels, aide-mémoire, référentiels, FAQ, aide en ligne, …) lors de chaque version applicative ou montée de version technique.
  • Création la documentation pour les nouveaux modules SAP ou nouvelles applications connexes hors SAP.
  • Collecte des éléments permettant d'anticiper les mises à jour et proposer aux Domaines et Métiers l'enrichissement des FAQ existantes ou la mise en place de nouvelles FAQ, au vu des dossiers d'assistance.
  • Maintien à jour la base de connaissance interne.
  • Animation et administration d’une partie du site intranet dédié aux applications SAP et Finance.
  • Préparation du plan annuel des formations au travers des résultats des enquêtes sur les besoins Métiers.
  • Préparation de chaque session de formation, recueil des REX et proposition de correctifs et d’améliorations correspondants.
  • Élaboration et maintien à jour les livrets pédagogiques.
  • Logistique des formations
  • Animation les formations
  • Pilotage du dispositif en cohérence avec les équipes de tierce maintenance applicative.

Le dispositif de TMF Tierce Maintenance Formation

Dans le cadre du projet de Tierce maintenance formation et documentation le décompte du travail est réalisé en UO unités d’œuvres.

Certaines d’entre elles ont annualisées et forfaitisées, comme par exemple le maintien des documentations ou forfaitisées et activées à la demande comme l'appropriation d’un nouveau cours, et d’autres purement à la demande comme l'animation d’une formation.

L'ensemble des décisions est pris en comité de pilotage trimestriel. La répartition des priorités, l’établissement des plannings, la gestion des demandes sont définies en respect des attentes conjointe dans un esprit de partenariat. La mission est organisée avec une équipe de 4 consultants dont deux formateurs, un chef de projet réalisant le suivi et un webmaster.

La facturation est établit dans le respect du budget et des définitions des valorisations des Unités d’œuvre.

Une réversibilité en entrée et en sortie de contrat est prévue pour l’appropriation du dispositif, des compétences SAP spéficifiques.
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