Modele_Banniere_DEMAT

L’une des préoccupations majeures de la plupart des entreprises privées ou organismes du secteur public tourne autour de leur transformation digitale. Nombreux sont les décideurs à s’intéresser aux bénéfices liés à une transformation digitale réussie1.

88 %...
considèrent la transformation digitale comme un enjeu majeur de leurs organisations
65 %...
attendent avant tout une transformation de leur business model
24 %...
y voient un vecteur de performance opérationnelle
11%...
y voient une opportunité de développer des expériences de travail enrichies

Mais que signifient tous les termes que l’on rencontre communément lorsque l’on parle de transformation digitale ? à l’ère où l’on communique tous azimuts sur la numérisation, la dématérialisation ou la digitalisation, ces termes sont-ils des synonymes ? Faisons le point !

Picto Numérisation

La numérisation, qui est apparue dans les années 80, est l’action qui consiste à convertir des documents papier ou image en un support numérique.

Cette action est généralement assurée via des outils comme :

  • le scanner, qui restitue une image conforme au support d’origine, sous divers formats (PDF, JPEG, TIFF),
  • l’enregistreur vocal qui restitue l’intégralité des conversations téléphoniques, des réunions Ces outils assurent la sécurisation et le stockage des données tout en facilitant le partage.
Picto Dématérialisation

La numérisation a ensuite et progressivement, laissé la place à la dématérialisation, concept qui vise à concevoir la création de documents, directement au format numérique. Pourtant « dématérialisation » et « numérisation » sont fréquemment employés comme synonymes. La dématérialisation n’englobe-t-elle pas des enjeux plus élargis ? La numérisation n’est bien souvent que la première étape (arrivée d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande, …) d’une démarche plus globale dans la dématérialisation des processus métiers (client, fournisseur ou ressources humaines). Cette dématérialisation ne se résume donc pas à la numérisation de documents mais vise à repenser tous les aspects des processus de traitement de flux des documents : acteurs, rôles, actions, outils, procédures, canal de réception / distribution, … La dématérialisation de ces processus implique alors nécessairement de prévoir des solutions de GED (Gestion Électronique de Documents) pour l’automatisation de ces traitements, et des solutions d’archivage, pour le stockage des données.

Picto_Digitalisation

Qu’entend-on ensuite par digitalisation ? Ce terme, cet anglicisme qui peut prêter à confusion, me semble trop général pour être utilisé seul. D’ailleurs, il est souvent accompagné d’un contexte spécifique : la « digitalisation des documents » pour désigner la « numérisation documentaire » ;  la « digitalisation des  processus »  pour désigner  la « dématérialisation des processus ».  Quant  à  moi,  je  le  réserve  à  un  contexte  plus  stratégique  et  l’utilise  pour  parler  de  la « digitalisation des organisations ».

Il s’agit alors d’analyser :

  • comment faire entrer une entreprise ou une collectivité dans l’ère du numérique,
  • comment évaluer les attentes et le niveau de satisfaction des clients / fournisseurs,
  • quelle stratégie mettre en place pour accompagner les différentes équipes dans l’appropriation de nouvelles méthodes de travail plus collaboratives,
  • quels outils choisir pour améliorer la numérisation des documents (outils de reconnaissance des caractères / d’analyse des conversations) ou la dématérialisation des processus et des tâches quotidiennes,
  • quelle feuille de route proposer aux managers pour piloter ces projets de transformation.

En conclusion, le contexte d’utilisation de chacun de ces termes est donc primordial afin d’en appréhender pleinement le sens, et d’en comprendre les enjeux principaux :

Numérisation
- Faciliter le partage des documents via une accessibilité directe en ligne
- Assurer la préservation du support initial, susceptible de se dégrader avec le temps
- Gagner de l'espace de stockage physique, à condition que les documents papiers soient détruits après numérisation
Dématérialisation
- Assurer une meilleure traçabilité des flux métiers
- Fluidifier le traitement des informations
- Sécuriser le stockage des données
Digitalisation
- Elaborer une stratégie digitale globale au sein des organisations
- Adapter l'image de son entreprise/collectivité à un monde en constante évolution
- Développer de nouvelles méthodes de management plus collaboratif
- Améliorer l'expérience des clients/fournisseurs
- Adopter une démarche sur le Développement durable,...

1 Source : Livre blanc « La transformation au sein des organisations » EBG / EY, www.ey.com

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